Datenschutzerklärung
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Vertragsbeziehung (Bestandsvertrag, Verwaltervertrag, Maklervertrag) mit unserem Unternehmen.
Sofern wir im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwalter personenbezogene Daten von Ihrem direkten (Miet-) Vertragspartner (Vermieter/Eigentümer udgl.) erhalten haben, so erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im Rahmen der berechtigten Interessen Ihres Vertragspartners (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden in einem solchen Fall ausschließlich jene personenbezogenen Daten verarbeitet, welche zur Vornahme der Fremdverwaltung notwendig sind.
Außerdem informieren wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte gemäß der am 25.05.2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Wir erfassen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir über Ihre eigenen Angaben im Selbstauskunftsformular, im Bestandsvertrag, im Verwaltervertrag sowie im Maklervertrag, oder über Auskünfte Ihres direkten Vertragspartners (Vermieter/Eigentümer) oder aus öffentlichen Büchern (Grundbuch, Firmenbuch) erhalten bzw. erhoben haben, zur Beratung, zwecks Abschluss und Bearbeitung von Bestands-, Verwalter- sowie Maklerverträgen, zwecks Durchführung von Maßnahmen der Liegenschaftsverwaltung sowie zur Abwicklung von Schadensfällen, zur Durchführung von Erhaltungs-, Instandsetzungs-, Instandhaltungs-, und Verbesserungsarbeiten.
Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Wir sind im Sinne der DSGVO Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Immobilientreuhand Kanzlei
Gertrude Truschnegg
Liebenauer Hauptstraße 2-6, 8041 Graz
Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten kontaktieren Sie bitte ab dem 25.05.2018 unsere mit der Datenverarbeitung befassten Mitarbeiter per Post unter der o.a. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail unter
office@immobilien1.at
Welche personenbezogenen Daten verwenden wir?
Wir verarbeiten die von Ihnen in der Selbstauskunft angegebenen Daten, die in Bestands-, Verwalter- sowie Maklerverträgen selbst angegebenen Daten sowie Angaben Dritter [z.B. von Ihrem direkten Vertragspartner (Vermieter/Eigentümer), Immobilienmaklern etc.]. Zudem verarbeiten wir im Bedarfsfall Ihre aus den öffentlichen Büchern (Grundbuch, Firmenbuch etc.) ersichtlichen personenbezogenen Daten. Darunter fallen z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Daten über den Zahlungsverkehr, Mietzinshöhe, Vertragsdauer etc.
Bei Eintritt eines Schadensfalles ermitteln und verarbeiten wir zusätzlich Ihre Angaben zum Schadensfall (z.B. Schadensdatum, Schadensursache, Fotos). Das können – soweit erforderlich – auch Angaben von Dritten sein, die mit der Feststellung des Leistungsfalles beauftragt sind (z.B. Sachverständige), dazu Auskunft geben können (Behörden, Zeugen, etc.) oder im Zusammenhang mit der Leistungserbringung stehen (Handwerker, Professionisten etc.). Selbiges gilt bei der Vornahme von Erhaltungs- Instandhaltungs- Instandsetzungs- und Verbesserungsarbeiten.
Wir erfassen nur die notwendigen Daten, das heißt, dass im Einzelfall auch mit weniger als den oben beschriebenen Daten das Auslangen gefunden werden kann.
Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten erfasst und verwendet?
a. Vertragsanbahnung, -verwaltung und -erfüllung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO)
Wenn Sie eine Selbstauskunft oder sonstige Anfrage zur Legung eines Angebots oder Abschluss eines Vertrages etc. an uns übermitteln, benötigen wir Ihre Angaben zur Vornahme einer Entscheidung über den Vertragsabschluss sowie zur Vertragserstellung selbst.
Kommt ein Bestands-, Verwalter- oder Maklervertrag zustande, verarbeiten wir diese Daten zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses, z.B. zur Vornahme der Liegenschaftsverwaltung, zwecks Mietzinsvorschreibung, Betriebskostenabrechnung, Abwicklung von Schadens-, Erhaltungs- Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfällen etc.
Bei Eintritt eines Schadens bzw. bei Vornahme von Erhaltungs- Instandhaltungs- Instandsetzungs- und Verbesserungsarbeiten verarbeiten wir zusätzliche Angaben zu diesen Fällen, um den Umfang unserer rechtlichen Verpflichtungen prüfen zu können.
Der Abschluss und die Durchführung von Bestands-, Verwalter- sowie Maklerverträgen ist ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich. Sollten Sie uns diese Daten nicht oder nicht im vollständigen Umfang bereitstellen, so können wir das von Ihnen gewünschte Vertragsverhältnis unter Umständen nicht begründen oder Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis nicht beurteilen und erfüllen.
b. Verarbeitungen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. zur Erfüllung von unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsverpflichtungen.
c. Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (bspw.: Sie sind unser Mieter/Kunde oder stehen in unseren Diensten, ggfs. zwecks Vornahme von Direktwerbung etc.) bzw. zur Wahrung Ihres direkten Vertragspartners (Vermieter/Eigentümer).
An wen übermitteln wir Daten?
Wenn es zur Erreichung der oben angeführten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, übermitteln wir nur die für den Einzelfall notwendigen Daten an die damit befassten Empfänger. Das können je nach Anlassfall folgende sein:
Professionisten:
Zur Abwicklung von Schadens-, Erhaltungs- Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsmaßnahmen kann es erforderlich sein, eine Datenübermittlung an beauftragte Professionisten vorzunehmen. Dabei werden nur die jeweils im Einzelfall notwendigen Daten übermittelt.
Versicherer
In Einzelfällen kann ein Datenaustausch mit Versicherungsunternehmen notwendig sein, wie z.B. zur Erledigung von Schadensfällen. Dabei werden nur die jeweils im Einzelfall notwendigen Daten übermittelt.
Behörden, Gerichte und sonstige Dritte
Im Rahmen der Vertragsabwicklung bzw. im Falle notwendig vorzunehmender Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis kann es dazu kommen, dass wir Behörden oder Gerichten auf deren Anfragen hin sowie Rechtsvertretern personenbezogene Daten unserer Vertragspartner offenlegen müssen.
Bei der Prüfung eines Schadens-, Erhaltungs- Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfalles kann es dazu kommen, dass wir Dritte, wie z.B. Sachverständige oder mit der Schadensregulierung beauftragte Unternehmen beiziehen und diesen personenbezogene Daten übermitteln.
Miteigentümer – Eigentümer
Im Rahmen der Immobilienverwaltung kann es zur Vornahme von Schadens-, Erhaltungs- Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsarbeiten bzw. aus sonstigen Gründen notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten an Ihre Miteigentümer zu übermitteln.
Wo werden Daten gespeichert? Werden Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt?
Die im Rahmen der Immobilienverwaltung verarbeiteten Daten werden am Server in Graz gespeichert und gesichert.
Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Wie lange werden Daten gespeichert?
Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten für die Dauer der Vertragsbeziehung. Darüber hinaus sind wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterworfen, gemäß deren wir Daten zu Ihrer Person, zu Drittpersonen, zu Schadens-, Erhaltungs- Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verbesserungsfällen und zu Ihrem Vertragsverhältnis über Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus aufzubewahren haben. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Unternehmensgesetzbuch und der Bundesabgabenordnung.
Wir bewahren Ihre Daten zudem solange auf, wie die Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus dem Vertragsverhältnis mit Ihnen möglich ist. Die allgemeinen gesetzlichen Verjährungsfristen betragen zwischen 3 und 30 Jahren.
Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person nach dem Datenschutzrecht zu?
Sie haben als betroffene Person nach Art. 15 bis 22 DSGVO folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen in Bezug auf die zu Ihrer Person gespeicherten Daten:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
- Recht auf Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (gültig ab 25.05.2018)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (nur bei berechtigtem Interesse)
- Recht auf Datenübertragbarkeit der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (gültig ab 25.05.2018)
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie als betroffene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir Ihre Daten – sofern nicht ein anderer Grund für eine rechtmäßige Verarbeitung vorliegt – nicht weiterverarbeiten dürfen. Ein solcher Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.
Die betroffenen Personen müssen sich identifizieren und zur Identifikation beitragen, damit sichergestellt ist, dass die Antwort auch tatsächlich an die betroffene Person adressiert wird.
Sie haben ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde als Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.